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11 façons intelligentes d'optimiser l'espace de bureau


Il y a quelques années, j'ai eu un grand bureau avec un grand bureau au travail et mon bureau à la maison était un sous-sol inachevé de 500 pieds carrés avec six tables mises en place pour faire un très grand bureau. Avance rapide jusqu'à aujourd'hui, et mon espace de travail a été réduit à une petite cabine au travail et pas d'espace de bureau à la maison. Pourtant, je suis plus productif que jamais. Comment ai-je augmenté ma productivité après avoir perdu presque tout mon espace de bureau?

D'une part, je n'obtenais pas beaucoup de valeur de ma quantité abondante d'espace de bureau. J'ai utilisé mes surfaces de travail principalement pour stocker des piles de papiers et de matériel de recherche que j'économisais ainsi que divers équipements et fournitures de bureau. Il était parfois pratique d'avoir la plupart de mes affaires là où je pouvais les voir, mais le chaos de cet arrangement l'emportait sur les gains réels de productivité. Avec toutes les choses empilées sur mon espace de bureau, j'avais effectivement un petit bureau de toute façon!

Avoir un petit espace de bureau précieux m'a forcé à rester très organisé. Au lieu de mettre les choses de côté pour trier ou classer plus tard, je prends le contrôle du fouillis potentiel avant de prendre le contrôle de mon bureau. Quand je suis prêt à travailler sur quelque chose, je peux rapidement trouver les éléments nécessaires et ne travailler que sur ces choses. Il est plus facile de se concentrer sur la tâche à accomplir sans trop d'affaires inachevées qui me regardent en face de tous les coins de mon bureau.

Voici quelques façons intelligentes de maximiser votre espace de bureau minimal.

1. Go Full Digital

L'une des grandes améliorations que j'ai faites pour m'aider à rester productif avec peu d'espace de bureau passe de l'analogique au numérique. Dans l'ancien temps, j'avais littéralement des centaines de livres de documents papier dans des classeurs et empilés sur mon bureau. J'ai aussi eu beaucoup de cahiers avec des notes manuscrites. Le problème avec les choses analogiques est qu'il faut beaucoup d'efforts pour garder les fichiers organisés et trouver le bon matériel quand vous en avez besoin. Je me suis rendu compte que mes dossiers papier étaient fondamentalement inutiles puisque je ne pouvais rien trouver et que ça ne valait pas la peine de faire d'énormes efforts pour organiser les vieux papiers.

Maintenant, je garde tous mes documents, articles de recherche et photos sous forme numérique sur mon ordinateur. Je n'utilise des documents papier que de temps en temps lorsque je veux prendre des notes pendant que je travaille sur quelque chose. Ensuite, je numériser ou taper mes notes, puis recycler les documents. Je peux rechercher mes fichiers numériques par mot-clé et date, et les fichiers numériques ne prennent aucune place. Si vous stockez vos données sur le cloud, vous pouvez accéder à tous vos fichiers numériques depuis n'importe où - à la maison, au travail ou sur la route.

2. Débarrassez-vous des choses

Allez-vous vraiment regarder cette pile de vieux magazines ou de nouveaux papiers? Pensez-vous que vous utiliserez à nouveau votre lecteur zip? À un moment donné, il est temps de se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin et de récupérer votre espace de bureau.

3. Ajoutez une stratégie de bureau propre

Je nettoie mon bureau à la fin de chaque journée. Quand j'ai eu un grand bureau chaotique, cela aurait été inimaginable. À cette époque, j'aimais l'idée d'avoir des papiers, des articles et des notes empilés sur mon bureau. Je pensais que cela donnait l'impression d'être occupé et de travailler sur des choses importantes.

Puis un jour, j'ai eu une réunion avec un collègue très réussi dans son bureau. Son bureau était parfaitement clair à l'exception de quelques photos encadrées et du papier que nous étions en train de discuter. Il ne ressentait pas le besoin de laisser des piles de papiers et d'objets pour impressionner les gens. Je pourrais dire qu'il a impressionné les gens en se concentrant et en faisant les choses. Son bureau très organisé m'a impressionné et j'ai décidé de faire un changement.

Maintenant, je ne fais que sortir les choses comme j'ai besoin d'eux et tout mettre de côté à la fin de la journée. Je garde mes papiers et autres documents organisés pour que je puisse facilement trouver ce dont j'ai besoin quand il est temps de sortir du matériel pour travailler dessus. Un petit espace de bureau semble beaucoup plus grand quand on le garde dégagé.

4. Regardez ci-dessous

Même si mon espace de bureau n'est pas très grand, il y a une quantité égale d'espace au sol sous le bureau. La plupart des gens sous-utilisent cet espace de stockage précieux. C'est en fait un endroit pratique pour garder les choses près, mais à l'écart. Utilisez l'espace sous-bureau oublié pour sortir les objets de votre bureau afin que vous puissiez utiliser tout votre espace de bureau de manière productive en tant que surface de travail.

5. Envoyer des choses au stockage

Au cours de mon récent déménagement, j'ai envoyé beaucoup d'équipement et de matériel de mon bureau pour les stocker ailleurs. J'ai fait une feuille de calcul de tous les articles que j'ai déménagés et noté où je les ai stockés. Prenez quelques minutes pour étiqueter ce qui se trouve dans vos boîtes de rangement et étiqueter les articles avec votre nom pour les rendre plus faciles à récupérer si vous en avez besoin à nouveau. Stockez des choses que vous utilisez rarement loin de votre bureau pour vous donner plus d'espace de bureau et augmenter votre productivité.

6. Réduire

Utilisez des équipements plus petits, tels qu'un ordinateur portable ou une tablette, que vous pouvez facilement déplacer ou ranger pour maximiser la disponibilité de votre espace de bureau en tant que surface de travail. Débarrassez-vous de l'équipement dont vous n'avez pas besoin, comme une imprimante personnelle s'il existe une alternative que vous pouvez utiliser sur le réseau.

7. Incorporer un arrangement ergonomique

Disposez les éléments sur votre bureau en fonction du temps que vous passez à les utiliser. Pour la plupart des gens, la plus haute priorité devrait être d'organiser votre chaise et votre ordinateur au meilleur endroit possible à votre bureau, car c'est là que vous passez le plus de temps. Ensuite, trouvez un espace pratique pour le téléphone et réservez un espace de bureau clair pour lire les documents et prendre des notes pendant que vous travaillez. J'ai installé une lampe de bureau au-dessus de l'espace où je lis des papiers, ce qui rend la lecture plus facile et rend mon bureau plus grand.

8. Créer un certain contrôle du cordon

Ne laissez pas les câbles hors d'usage, les cordons d'alimentation et les briques d'alimentation empiéter sur votre précieux espace de travail. Acheminez les câbles derrière l'équipement et sous le bureau pour les garder hors de votre espace de bureau, et utilisez des attaches de câble pour garder les câbles où vous les voulez. Vous pourriez même en tirer avantage en vous débarrassant complètement de quelques cordes - procurez-vous un clavier et une souris sans fil bon marché pour vous débarrasser de quelques cordons et obtenir une certaine flexibilité dans la façon dont vous pouvez travailler à votre bureau.

9. File It Down

Si vous devez conserver des documents papier, affinez-les pour ne garder que ceux dont vous avez réellement besoin. Ensuite, organisez ces documents importants afin de pouvoir les retrouver facilement plus tard. Divisez vos papiers en piles par catégorie, écrivez les noms des catégories dans les dossiers et placez-les dans un classeur plutôt que sur votre bureau. Ces documents qui encombrent votre bureau devraient facilement tenir dans quelques pouces de l'espace du cabinet de fichiers dans des dossiers suspendus.

10. Réutiliser, recycler

Utilisez des articles recyclés pour organiser et ranger vos objets de rangement:

  • Les récipients de nourriture en plastique peuvent stocker des fournitures de bureau et du matériel divers.
  • Les boîtes à chaussures font d'excellents contenants de rangement pour les fournitures de bureau et les matériaux de projet plus volumineux. Si vous n'aimez pas utiliser des boîtes à chaussures en carton, vous pouvez obtenir des boîtes en plastique transparentes et peu coûteuses pour que vous puissiez voir ce qu'il y a à l'intérieur.

Regroupez les documents connexes dans des conteneurs de stockage pour créer des kits que vous pouvez stocker dans un tiroir ou sous votre bureau et sortir lorsque vous travaillez sur un certain type de projet sur votre surface de bureau.

11. Configurer un bureau à distance

Préparez-vous à prendre votre ordinateur et vos fichiers avec vous et à travailler de manière productive loin de votre bureau - dans un café ou dans une salle de conférence, par exemple. Il y a des avantages à ne pas être obligé de travailler à votre bureau. En étant mobile, vous pouvez vous donner un plus grand bureau chaque fois que vous avez une tâche qui nécessite beaucoup d'espace de bureau, ou si vous voulez simplement travailler sur un grand bureau.